O primeiro momento da execução do projeto foi realizado pela equipe que é composta por profissionais da informação, bibliotecários e arquivistas em profissionais especialistas em saúde, para uma prévia avaliação e análise dos materiais que compõem o acervo de Gilson Carvalho.
Ao iniciarmos a análise dos documentos, encontramos no acervo do sanitarista diversos tipos de documentos, como:
•Documentos técnicos: tabelas, gráficos, quadros, relatório, parecer; contrato de gestão, fluxogramas, pesquisas, síntese de dados, ata de plenária;
• Documentos oficiais: ofícios, decretos, portarias, legislação, regimento interno, diário oficial;
• Documentos acadêmico: livros, apresentação em slides, transparências; aula, resenha;
• Documento autoral: discursos, anotação pessoal (manuscritos);
• Diversos, impressos, cópias de jornal, convites, folders, informes, fax, e-mail, cartas, telegrama e entre outros tipos de documentos.
Após a análise dos documentos e divisão por tipo de documento, foi realizada a leitura flutuante dos mesmos com vistas a identificar alguns temas e subtemas usados por Gilson, os temas foram definidos como matriz nos documentos encontrados e os subtemas são palavras associadas a matriz, que pode ser definida como palavra-chave.
